Die Unternehmen werden heutzutage mobiler. Das bedeutet, dass viele Menschen im Homeoffice sind oder im Außendienst. Diese brauchen dennoch eine gute Anbindung zum Unternehmen und zu den anderen Kollegen. Deswegen müssen jenseits von Telefonanlagen und Smartphones Kommunikationswege sowie Tools angeschafft werden, damit das gelingt. Welche Kommunikationsbereiche dies tangiert und welche Möglichkeiten als Hilfen bestehen, wird nachstehend erwähnt.
Lösungen für die direkte Kommunikation
In großen und mittelständischen Unternehmen hat sich bereits die Kommunikation über Outlook etabliert. Konkreter ist das über die Microsoft Teams Telefonie zu formulieren. Teams hat den Vorteil, dass die Kommunikation meistenteils störungsfreier funktioniert und innerhalb der Office- und vor allen Dingen Outlook-Anwendungen verbunden ist. So können die Teammitglieder sogleich ihre Kalendereinträge in Teams aktualisieren, die dann auf den Office-Kalender automatisch übertragen werden. Skype bietet das in der Form nicht an und tritt deswegen nur als ergänzende Hilfe der Kommunikation auf, die nachstehend zusammenfassend aufgezeigt wird.
Alternative Lösungen zur Kommunikation
Welche Unternehmen sich diese Lösung mit Teams nicht leisten wollen oder können, sollten in dem Fall auf Skype natürlich zurückgreifen. Zudem sind Möglichkeiten über Zoom, Google Meet oder auch sogar WhatsApp vorhanden, die ganze Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern zulassen. Sie sind unbedingt hinzu zu ziehen, da viele Kunden und Zulieferer nicht in Teams vernetzt sind. So sollten sich die Mitarbeiter die Kommunikationswege offenhalten und ebenfalls nutzen. Neben den Konferenzen mit den Kunden können ganze Webinare mit diesen Medien stattfinden, die sich zunehmend auch für Lehrveranstaltungen oder öffentliche Diskussionsrunden etabliert haben. Grundsätzlich ist bei all den Lösungen zu betonen, dass die Teilnehmer nunmehr sehr viel Zeit der Anreise und den damit verbundenen Kosten sparen. Deswegen ist diese Alternative insoweit auszuschöpfen, wie es nur möglich ist.
Gemeinsame Projektarbeit
Die Möglichkeiten für die Bearbeitung von gemeinsamen Projekten und Dateien sind ebenfalls vielfältig. Die Unternehmen, die sich kein SAP leisten können, sollten zumindest dann doch an SharePoint denken. Hierbei können sozusagen gleichzeitig Word oder Excel-Dateien bearbeitet und gegenseitig zur Verfügung gestellt werden. Ist selbst die Investition bezüglich SharePoint noch zu hoch, kämen alternative cloud-basierende Tools in Frage. Dazu gehören Airtable, Trello, Basecmp und viele andere. In diesen Tools können Dateien hoch- und heruntergeladen werden.
Auswahl der geeigneten Kommunikationstools
Die mobile Kommunikation wird immer wichtiger und ist eigentlich mittlerweile schon ein Standard geworden. Viele der genannten Tools sind miteinander kompatibel. Sind sie sogar komplett integriert, wie es bei der Microsoft Teams Telefonie der Fall ist, ist das noch ein weiterer Pluspunkt. Viele alternative Tools sind zudem kostenlos, sodass die Investitionen für ein Unternehmen im Rahmen bleiben. Ob sie allerdings immer als Ersatz einer intensiven Produktpräsentation dienen können, muss künftig beobachtet werden. Das hängt sicherlich weniger von den Möglichkeiten, als von den Produkten, Dienstleistungen und auch den Erwartungshaltungen der Kunden ab.
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